CIVARS (Chapter IV Agreement Request System)

• Quoi : CIVARS signifie « Chapter IV Agreement Request System »^[1] et est l'application web pour l'échange électronique concernant les accords des médecins-conseils pour les médicaments des chapitres IV et VIII entre prestataires de soins et organismes assureurs^[2].

• Comment : les médecins consultent les accords en cours de leurs patients et demandent de nouvelles autorisations, les pharmaciens hospitaliers vérifient lors de la délivrance s'il existe un accord^[1] ; le demandeur reçoit immédiatement un accord, un refus ou la mention que la demande est en cours de traitement^[2].

• Qui le gère : le Collège Intermutualiste National est l'institution responsable^[2] et les autorisations sont conservées auprès des mutualités, pas dans l'application^[1].

• Pour qui : seuls les pharmaciens hospitaliers ont accès à l'application web, les officines publiques doivent utiliser un progiciel^[1] ; les mêmes fonctions existent comme service web MyCareNet chapitre IV pour les progiciels médicaux^[2].

• État : en production, avec une nouvelle URL pour la version 2 dont l'ancienne était encore redirigée jusqu'en septembre 2023^[1].

• Prochaine modification : dans sa feuille de route du 27 mars 2023, l'INAMI a constaté que l'application a atteint ses limites sur le plan de la convivialité^[3] et souhaite, dans une phase ultérieure, intégrer une nouvelle application web dans le logiciel des médecins^[3].

CIVARS est l'application web pour l'échange électronique de données concernant les accords des médecins-conseils relatifs aux médicaments du chapitre IV et du chapitre VIII, entre les prestataires de soins et les organismes assureurs ; elle fait partie de l'ensemble plus large des échanges électroniques relatifs aux accords des médecins-conseils^[2]. L'abréviation signifie « Chapter IV Agreement Request System »^[1].

Deux notions précisent ce que fait l'application. Un accord ou une autorisation est la permission que le médecin-conseil de la mutualité doit donner préalablement pour une spécialité du chapitre IV ou VIII^[4] ; les règles à ce sujet figurent sur Autorisation du médecin-conseil (chapitres IV et VIII). Un paragraphe est la partie numérotée de la liste qui fixe, pour une spécialité, les conditions de remboursement et l'indication^[5]. Les autorisations sont accordées pour un paragraphe spécifique et le médicament ne fait pas partie de l'autorisation^[1], de sorte qu'un médecin peut changer de spécialité au sein d'une autorisation existante.

Important pour qui veut comprendre l'architecture : les autorisations sont conservées auprès des mutualités, et non dans l'application elle-même^[1]. CIVARS est donc une fenêtre sur les données des organismes assureurs, et non une banque de données propre. Comme une mutualité peut modifier une autorisation, le manuel recommande d'effectuer toujours d'abord une consultation avant un renouvellement^[1].

Outre l'application web, il existe une version qui peut être intégrée directement dans les progiciels médicaux : le service web MyCareNet Chapitre IV^[2]. C'est la voie par laquelle un médecin peut effectuer la même demande et la même consultation dans son propre progiciel ; voir eAgreement et chapitre IV pour l'ensemble des services d'accords de MyCareNet et MyCareNet : listes des logiciels agréés pour les progiciels agréés à cet effet.

Le médecin prescripteur reçoit immédiatement une réponse à sa demande d'accord : un accord, un refus ou la mention que la demande est en cours de traitement auprès du médecin-conseil^[2]. Si une étape manuelle est nécessaire auprès de la mutualité pour l'approbation, le demandeur ne reçoit qu'un numéro de référence ; ce numéro est nécessaire pour annuler la demande et ne peut pas être obtenu via une consultation^[1]. Pour les hôpitaux, il existe une possibilité propre : ils peuvent transmettre les justifications par voie électronique^[2].

Interfaces techniques

Les quatre services relatifs aux accords pour les chapitres IV et VIII sont la demande de l'accord du médecin-conseil, la consultation de celui-ci, l'enregistrement des délivrances et l'enregistrement des justifications^[2]. Les mêmes fonctions existent comme service web MyCareNet Chapitre IV, qui peut être intégré directement dans les progiciels médicaux^[2]. La version 2 de l'application web a reçu une nouvelle URL en 2023 ; l'ancienne a encore été redirigée pendant trois mois, jusqu'en septembre 2023^[1].

Connexion. Un pharmacien hospitalier se connecte en tant que « Citoyen » et travaille au nom de la pharmacie hospitalière ; un médecin se connecte en tant que « Médecin » et travaille en son nom propre avec son propre numéro INAMI^[1]. Pour un médecin, la même connexion s'applique à l'intérieur et à l'extérieur d'un hôpital : en son nom propre et avec son propre numéro INAMI^[1]. Seuls les pharmaciens hospitaliers ont accès à l'application web ; les officines publiques doivent utiliser un progiciel^[1].

Condition d'accès. Un médecin ne peut effectuer une consultation que s'il existe une relation thérapeutique avec le patient ou qu'une telle relation est créée ; sans le numéro de carte de l'eID ou de la carte ISI+, cette relation ne peut pas être créée^[1]. En pratique, cela signifie : pas de consultation sans la carte du patient à portée de main.

Qui le gère

Le Collège Intermutualiste National est l'institution responsable de l'application^[2] ; voir Collège Intermutualiste National (CIN). L'application fait partie de l'ensemble plus large des échanges électroniques relatifs aux accords^[2] et les règles de fond proviennent de l'INAMI, qui constate dans sa feuille de route que les demandes des chapitres IV et VIII par spécialité pharmaceutique peuvent actuellement se faire par voie électronique via l'application web^[3].

Ce que l'INAMI veut en faire

L'INAMI constate dans sa feuille de route du 27 mars 2023 que l'application a atteint ses limites, notamment sur le plan de la convivialité^[3]. La proposition est de construire, dans une phase ultérieure, une application web conviviale selon le « only once principe » et de l'intégrer dans le logiciel des médecins^[3]. Cela s'inscrit dans une série : la feuille de route contient une réforme distincte 59 « Administratieve vereenvoudiging van hoofdstuk IV en VIII », à prendre conjointement avec la réforme 60 (numérisation) et 61 (arbre de décision)^[3]. Le diagnostic qui la sous-tend est historique : l'INAMI attribue la charge administrative à la conception des textes, qui ont été rédigés en vue d'un contrôle « a priori » par les médecins-conseils et ne sont donc ni standardisés ni structurés^[3].

• Voie de secours pour le médecin. La demande pour les médicaments hospitaliers des chapitres IV et VIII doit se faire par voie électronique, via l'application web ou le progiciel propre^[3] ; si le progiciel propre ne permet pas d'introduire une demande, l'application web reste la seule voie. Voir Procédure électronique obligatoire pour les spécialités pharmaceutiques remboursables dans les hôpitaux (chapitres IV et VIII).
• Seule voie électronique pour le pharmacien hospitalier. Les pharmaciens hospitaliers peuvent vérifier, lors de la délivrance d'un médicament, s'il existe un accord^[1], et eux seuls ont accès à l'application web^[1] ; voir Le pharmacien hospitalier et le schéma de médication partagé et Logiciels de pharmacie hospitalière : fonctions, listes et fournisseurs.
• Deux profils de connexion dans une même maison. Les médecins se connectent en leur nom propre^[1], les pharmaciens hospitaliers au nom de la pharmacie hospitalière^[1] ; il s'agit de droits d'accès différents pour un même dossier.
• Consulter avant de renouveler. Comme une mutualité peut modifier une autorisation, le manuel recommande d'effectuer toujours d'abord une consultation avant un renouvellement^[1] ; l'action « renouveler l'accord » apparaît lorsque l'accord est échu ou échoit dans les trois mois^[1].
• Conserver les numéros de référence. En cas d'étape manuelle auprès de la mutualité, le demandeur ne reçoit qu'un numéro de référence, qui ne peut pas être obtenu via une consultation et qui est néanmoins nécessaire pour annuler^[1].
• Signal de planification pour le DPI. La nouvelle application web envisagée serait intégrée dans le logiciel des médecins^[3], après que l'INAMI a constaté que l'application actuelle avait atteint ses limites^[3].
• Recommandation (propre) : traitez l'application web comme une voie de secours et non comme une méthode de travail. Demandez au fournisseur du dossier patient et du logiciel de pharmacie lesquels des quatre services (demande, consultation, délivrances, justifications) le progiciel prend en charge, et convenez de l'endroit où sont conservés les numéros de référence des demandes traitées manuellement, afin que l'annulation reste possible par la suite.

• Depuis quand le pharmacien hospitalier peut-il consulter ? La circulaire aux hôpitaux de 2016 annonçait pour janvier 2017 un projet visant à rendre possible la consultation de la banque de données « Akkoorden » par le pharmacien hospitalier, alors que, selon les descriptions plus récentes, le service de consultation pour les pharmacies n'est arrivé dans le connecteur que bien plus tard^[1]. Soit il s'agit de deux canaux différents (application web contre service web), soit le projet a subi des années de retard ; les sources laissent la question ouverte.
• Rapport entre l'application web et le service web. Les deux offrent les mêmes fonctions^[2], mais le nombre de demandes qui passent par chaque voie n'a pas été trouvé ; ne pas avoir trouvé n'est pas une preuve d'absence.
• Délivrances et justifications. La page des services énumère quatre services^[2] et mentionne que les hôpitaux peuvent transmettre les justifications par voie électronique^[2] ; le manuel ne permet pas de savoir si un pharmacien hospitalier effectue aussi ces enregistrements dans l'application web elle-même ou s'il se limite à la consultation^[1].
• État des réformes. La feuille de route du 27 mars 2023 planifie les réformes 59, 60 et 61^[3] ; la question de savoir si la nouvelle application web existe et si son intégration dans le logiciel des médecins a commencé ne trouve pas de réponse dans des sources publiques plus récentes.
• Gestion des versions. Le manuel décrit le passage à la version 2 avec une nouvelle URL jusqu'en septembre 2023^[1] ; un historique de versions ultérieur ou une note de version n'a pas été rencontré.